16 avril 2024

ITW de Wasim CHOKEIR du DAC 89

01/ En quoi eTICSS est un outil décisionnel pour vous / votre structure ?

Il faut rappeler que le DAC 89 est un jeune Dispositif d’Appui à la Coordination, né il y a seulement 2 ans. Comme tout outil, il nous a fallu l’alimenter, y consolider nos données et usages pour qu’eTICSS soit opérationnel. Les équipes de l’ARS BFC et du GRADeS ont été d’une grande écoute et nous ont accompagné dans la construction de cet outil qui a évolué pour s’adapter et devenir décisionnel afin d’obtenir les indicateurs de suivi pour une pertinence et homogénéité territoriales.

Pour nous, eTICSS est, entre autres, devenu un outil décisionnel car, comme son nom l’indique, il nous permet de prendre désormais des décisions en s’appuyant sur les données et nos activités au quotidien. Nous pouvons ainsi adapter nos décisions en fonction des besoins métier et de nos projets. C’est un système d’information comprenant des tableaux de bord, des indicateurs simplifiés et des données consolidées qui nous permet aussi de définir et corriger les trajectoires que nous prenons. On peut ainsi affecter les bonnes ressources (personnel, véhicules, locaux …) au bon endroit, en fonction des réalités territoriales, pour disposer de photographies, et suivre nos projets dans le cadre d’un travail partenarial. Cela nous permet d’adapter notre communication, lors de nos présentations sur notre activité ou lors des actions de sensibilisation sur l’usage d’eTICSS. Il est important pour nous d’avoir un retour instantané via notre outil décisionnel pour également mesurer l’impact du service rendu. Il est indispensable de savoir si nos actions et décisions prises sur le territoire sont efficientes pour la mission première des DAC, à savoir l’accès aux soins des personnes en situation complexe.
De façon très opérationnelle pour mesurer l’activité, nous suivons par exemple le nombre de sollicitation pour une continuité de prise en charge, qui nous sollicite pour améliorer le travail partenarial, quelle est la part sociale de notre activité (nombre de dossier APA…). Les données sont nos yeux !

02/ Comment l’utilisez-vous en interne / au quotidien ?

Notre utilisation se scinde en 2 parties correspondant à 2 types d’indicateurs :

– Le 1er est opérationnel, il nous permet de suivre notre activité au quotidien.
On retrouve les classiques qui concernent la mission 2 des DAC : la file active (nombre d’entrée/sortie des patients), qui sont les orienteurs, le nombre de visites à domicile, la complétion et le suivi des PPCS (Plan Personnalisé de Coordination en santé). On a ainsi matière pour adapter l’activité en fonction de l’impact sur nos ressources (humaines, logistiques …). Grâce à ces indicateurs, nous pouvons ajuster le budget si besoin, connaitre si le suivi des dossiers se fait correctement, si une situation est réellement complexe ou s’il s’agit d’une mauvaise orientation etc…

On adapte nos actions et notre communication et on peut percevoir la nécessité ou non de rappeler quelles sont nos missions. La grande plus-value réside dans l’accompagnement de l’ARS et du GRADeS pour élaborer ensemble notre module décisionnel. Nous avons travaillé à l’élaboration de rapports adaptés et personnalisés en fonction des besoins de l’équipe opérationnelle (mission 1 et 2). 1 par 1, nous avons choisi des indicateurs précis de suivi pour une vision globale de l’activité.

– Le 2nd est décisionnel : lié à la direction pour permettre de lancer un projet, ou d’initier une action de communication. Il y a une notion de temporalité plus importante.
Les indicateurs ANAP permettent l’analyse de l’activité, les flux entrants et sortants, le nombre de sollicitations, les orienteurs…
Cette partie est utilisée par la Direction et les Chefs de pôle.Demain, et avec l’arrivée de Géode, nous affinerons encore plus nos tableaux de bord et indicateurs de suivi. A terme, il est envisagé de donner la possibilité aux coordinateurs/trices un accès à cette partie de l’outil pour suivre au quotidien leur activité. Ils pourront même créer leurs propres tableaux de bord. La co-responsabilité est un des grands principes du DAC !

03/ Et en externe ?

Cet outil représente nos yeux sur le territoire. Cela nous permet de réaliser un maillage partenarial au plus proche des professionnels au sein de chaque territoire. Concrètement, les coordinateurs/trices peuvent animer avec eux leur territoire et construire un maillage précis, une interconnaissance active c’est-à-dire « qui fait quoi et où », faire connaitre le DAC et nos missions, et ainsi être sollicité au mieux. Le « aller vers » est favorisé : aller à la rencontre des professionnels qui ne nous connaissent pas et savoir pourquoi. À contrario, on peut cibler un territoire qui nous sollicite beaucoup sur une problématique et réajuster en fonction.

De même, les ruptures de parcours sont mieux identifiées pour les faire remonter au titre de l’observatoire puis au sein de la gouvernance territoriale. On tend ainsi à adapter les politiques locales !
Par exemple, grâce à eTICSS, on s’est rendu compte d’un nombre élevé de problématiques dans les PPCS concernant le domaine bariatrique (personne en surcharge pondérale) tant dans les soins que dans le transport. Des réflexions ont été engagées à ce sujet avec le Conseil départemental de l’Yonne notamment sur la mobilité (offres disponibles, freins identifiés).

04/ Quelle est la valeur ajoutée d’eTICSS ?

Il est important de revenir sur la notion de Système d’Information : c’est un outil sécurisé. Dans ce contexte de sécurité des données de santé, que ce soit dans la transmission d’informations mais aussi dans la coordination, cet outil est très confortable.
Aussi, le principe de centralisation : c’est une plus-value de disposer des modules qui viennent compléter l’outil de coordination. Les données sont toutes centralisées au même endroit.

Il est continuellement mis à jour, donc jamais obsolète. Les données sont constamment consolidées. C’est une solution complète avec une MSS (Messagerie de Santé Sécurisée), Globule (Messagerie Instantanée Sécurisée) et le module Gestion des demandes qui favorise grandement la collecte de données. Et tout cela remonte dans l’outil décisionnel.
Il est important pour nous de pouvoir partager des informations aux autres professionnels de santé, notamment autour d’un contexte patient en lien avec le cercle de soin ou nos actions. On gagne du temps et on évite les fuites de données, que ce soit pour nous comme pour nos partenaires.

05/ Comment les données collectées via eTICSS sont-elles valorisées et contribuent au besoin décisionnel de votre structure ?

L’optimisation de la coordination. On peut se poser les questions, par exemple : le travail de nos coordinateurs/trices est-il efficient sur le territoire, gère-t-on vraiment des parcours complexes, et pouvoir y répondre. Cela a forcément, entre autres, des retombées financières non négligeables.

Notre activité est remontée aux autorités compétentes (ARS et DGOS). Ce sont nos yeux mais aussi notre visibilité : on rend nos actions sur le territoire quantifiable.
On mesure l’efficience des services rendus, nos délais de traitement, les parcours ouverts et l’accès aux soins des patients, ce qui, finalement, améliore leurs parcours de santé.
Des tendances sont ainsi dégagées, avec désormais 2 ans de fonctionnement et de retour d’activités : nos données seront analysées en comparaison de l’année précédente ou mois par mois. Nous serons alors en mesure d’adapter nos ressources en fonction des périodes, d’anticiper et de planifier les pics d’activités à venir.