Dossier de coordination, le cercle de soin

Le Dossier de Coordination : un des 7 services proposé dans eTICSS

eTICSS, la plateforme de coordination régionale de Bourgogne Franche-Comté, appuie les professionnels dans leurs démarches de travail en équipe pluridisciplinaire pour prendre en charge les patients sur leur territoire. Outil numérique sécurisé, il facilite la coordination et l’articulation des professionnels qui gèrent des cas complexes et nécessitent des échanges et partages d’informations fiables.

Les services eTICSS sont ouverts à tous les professionnels santé-social de BFC qui souhaitent inscrire certains patients dans des parcours coordonnés, quelque soient leur âge, leur pathologie ou la complexité de leur situation.

eTICSS offre un ensemble de services de coordination, utiles à la prise en charge des pathologies chroniques (cancer, diabète, neurologique, parcours santé mentale, cardiologie, obésité) et pour des populations spécifiques (grand âge, périnatalité, précarité, développement de l’enfant, personnes en situation de handicap).

Le Dossier de Coordination fait partie des 7 services qui composent l’offre au service des e-parcours.

(NDLR retrouvez le détail de l’Offre de Services ici)

Les fonctionnalités du Dossier de Coordination

Le Dossier de Coordination est la première étape du processus pour coordonner la prise en charge d’un patient. L’utilisation de l’ensemble du bouquet de services proposé par eTICSS sera possible une fois le dossier crée par l’équipe de prise en charge (ou de soins). Il y sera renseigné :

• Le dossier patient et l’ensemble des documents nécessaires à sa prise en charge
• Le PPCS : Plan Personnalisé de Coordination en Santé est un « outil de partage d’informations pour l’ensemble des acteurs, en vue de la coordination du parcours de santé de la personne (…) afin d’aider les professionnels à planifier et à personnaliser la prise en charge » NDLR has-santé.fr
• La synthèse et le suivi des inclusions aux e-parcours qui recoupent les principales informations sur la vie du dossier
• L’agenda qui recense tout évènement lié au patient : prise en charge, demande d’admission, hospitalisation, consultation, urgence
• Les notes de suivi permettent d’envoyer une notification mail lorsqu’une personne faisant partie du cercle de soins doit être alertée de cette note
• Les conciliations médicamenteuses, qui ont pour objectif d’aboutir à un traitement optimisé, prennent « en compte tous les médicaments pris et à prendre par le patient lors d’une nouvelle prescription » NDLR santé.gouv.fr
• Des outils d’évaluation pour apprécier la situation du patient (échelles, scores…)
• Le cercle de soin

L’axe 2 de la Feuille De Route (FDR) du Numérique en Santé recommande de « Dégager du temps pour tous les professionnels de santé et améliorer la prise en charge des personnes grâce au numérique ». C’est ce que propose eTICSS, notamment grâce à son offre de services. L’application fluidifie et renforce la coordination entre tous les acteurs que ce soit à la ville, à l’hôpital, en structures ou en médico-social et social. L’objectif de décloisonner les prises en charge est atteint.

Qui peut être inscrit dans le cercle de soin et comment ?

Le cercle de soin est la traduction dans le système d’information eTICSS du recensement de toutes les personnes et organisations qui interviennent autour du patient. Il regroupe : les familles, proches, aidants, personne de confiance ou représentants légaux, l’équipe de soins, les organisations et structures auxquelles appartiennent les professionnels. Les professionnels utilisateurs d’eTICSS accèdent au dossier d’un patient s’ils appartiennent au cercle de soin, et si leur rôle ou mission nécessite la connaissance des informations de santé. Le patient et son entourage y sont intégrés mais ne peuvent y accéder.

Le cercle de soin est constitué de 3 catégories :

• L’équipe de soins regroupe l’ensemble des professionnels de santé : médecin traitant, pharmacien, infirmière libérale, coordinateur, etc…
• Les structures & organisations sanitaires, médico-sociales et sociales. Il s’agit par exemple d’un service d’un établissement de santé, d’une clinique, d’un EHPAD, d’une MSP (Maison de Santé Pluriprofessionnelle), d’un DAC (Dispositif d’Appui à la Coordination), d’un SSIAD (Service de Soins Infirmiers à Domicile), d’un SAAD (Service d’Aide et d’Accompagnement à Domicile), d’une CPTS (Communauté Professionnelle Territoriale de Santé)
• L’entourage c’est-à-dire la famille et les proches listés précédemment

Une fonctionnalité est dédiée au cercle de soin dans l’outil. Elle présente une vue synthétique de l’ensemble des intervenants, et une vue détaillée de chaque intervenant répertorié dans le ROR (Répertoire national de l’Offre et des Ressources). Elle permet au professionnel d’identifier facilement les membres du cercle de soin, d’en rajouter ou supprimer et de modifier des informations sur ces membres.

Comment les données sont-elles sécurisées ?

La plateforme eTICSS répond à tous les critères de protection des données personnelles : la plateforme est hébergée par le GRADeS BFC qui est certifié Hébergeur de Données de Santé (HDS), certification nationale imposant des standards de sécurité très exigeants.

Dans la plateforme eTICSS, l’accès aux données est conditionné à la profession de l’utilisateur. Celui-ci aura la possibilité de consulter uniquement les informations strictement nécessaires à l’exercice de ses fonctions. Enfin toutes les actions de l’utilisateur sont tracées.

Une matrice d’habilitation permet de gérer finement les accès et l’utilisation des différents services.

De manière stricte, aucune donnée nominative n’est accessible en dehors des membres de l’équipe de soins qui prennent en charge le patient et hors de la plateforme eTICSS.

eTICSS rentre dans le cadre du nouveau plan pluriannuel de la FDR (l’axe 4) qui prévoit un renforcement massif de la cybersécurité.